Ein oder zwei offene Rechnungen sind für einen Unternehmer ärgerlich, lassen sich aber, je nach Höhe, oft noch verschmerzen. Hat ein Betrieb aber gleichzeitig mit mehreren säumigen Zahlern zu kämpfen, kann das für kleinere und mittelständische Unternehmen zur Existenzbedrohung werden. (Foto: Bremer Inkasso GmbH)
Bereits mit der Angebotserstellung stellt man im Prinzip die Weichen für einen erfolgreichen Forderungseinzug. Die eigenen Geschäftsbedingungen sollten bereits jetzt beigefügt werden. Für alle Unternehmer gilt: Von der Angebotsabgabe an jeden einzelnen Schritt unbedingt schriftlich festhalten.
Folgt der Angebotsabgabe erst einmal die Erteilung eines Auftrages, dürfen spätestens hier auf keinen Fall die eigenen Geschäftsbedingungen fehlen, die wiederum bei Verträgen über Warenlieferungen Regelungen über den normalen und verlängerten Eigentumsvorbehalt enthalten sollten. Das Angebot sowie die Auftragsbestätigung müssen darüber hinaus den Hinweis enthalten, dass die Lieferung oder Leistung auf der Basis „beigefügter“ Geschäftsbedingungen erbracht werden.
Zeitnah die Rechnung stellen
Sobald der Auftrag zur Zufriedenheit des Kunden erledigt wurde, sollte die Rechnungsstellung erfolgen. In der Rechnung sollte dem Kunden ein genaues Zahlungsziel vorgegeben werden, um Interpretationen zu „branchenüblichen Zahlungszielen“ keinen Raum zu lassen. Am besten nennt man ein genaues Datum, bis zu dem gezahlt werden soll, wie zum Beispiel „zahlbar bis 28.05.2014“.
Hat man die Rechnung erstellt, empfiehlt es sich, sie vor dem Postversand per Fax oder Mail an den Kunden rauszuschicken. Dieser Schritt kann deshalb wichtig sein, weil man als Unternehmer in der Beweispflicht ist, sollte ein Kunde behaupten, eine Rechnung nie bekommen zu haben. Daher gilt auch für diesen Schritt unbedingt wieder die Dokumentation: Nach Prüfung des Versandstatus Faxprotokoll aufbewahren oder Screenshot ausdrucken und abheften.
Bei Rechnungsfälligkeit sofort handeln
„Noch immer meinen viele Unternehmer, ihre Kunden mit Glacéhandschuhen anfassen zu müssen“, weiß Bernd Drumann, Geschäftsführer der Bremer Inkasso GmbH, aus Erfahrung. „Dabei geht es um die rechtmäßige Entlohnung für eine erbrachte Lieferung oder Leistung.“ Ist das Geld bis zu dem in der Rechnung genannten Datum nicht beim Unternehmen eingegangen, sollte der Kunde unmissverständlich, jedoch höflich zur Zahlung aufgefordert werden. Im Abstand von sieben bis zehn Tagen sind zwei bis drei schriftliche Zahlungsaufforderungen durchaus kaufmännisch üblich. In der letzten Mahnung sollte eine klar definierte Zahlungsfrist wie „Zahlung bis zum …. bei uns eingehend“ zu finden sein.
Spätestens mit dem Zugang der ersten Mahnung nach Rechnungsfälligkeit tritt Zahlungsverzug ein. Ein unternehmerisch tätiger Schuldner kommt auch ohne Mahnung 30 Tage nach Zugang und Fälligkeit der Rechnung automatisch in Zahlungsverzug (laut § 286 Abs. 3 BGB); bei Verbrauchern gilt das nur dann, wenn in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen wird.
Mahngebühr und Zinsen
Ist der Schuldner einmal im Zahlungsverzug, muss er dem Gläubiger unter anderem den Verzugsschaden ersetzen. Deshalb darf der Gläubiger auch in der Regel ab der zweiten Mahnung Ersatz seiner Mahnkosten verlangen – Gerichte akzeptieren häufig Pauschalen zwischen 1,- und 5,- Euro für ein Mahnschreiben.
Ebenso darf man ab Beginn des Zahlungsverzuges Zinsen auf die Forderung verlangen. Anknüpfungspunkt für die Zinshöhe ist der Basiszinssatz, der abhängig von der Zinsentwicklung in Europa halbjährlichen Anpassungen unterliegt (für das erste Halbjahr 2014 beträgt er -0,63 Prozent).
Beauftragung eines Inkassobüros oder eines Anwalts
Statt bei erfolglosen Mahnungen gleich einen Mahnbescheid zu beantragen, kann der Gläubiger auch versuchen, mit Hilfe eines Anwalts oder eines Inkassobüros doch noch eine außergerichtliche Einigung herbeizuführen. Nach einer Branchenstudie des BDIU (Bund Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V.) bearbeiten Inkassounternehmen in Deutschland jährlich rund 18,8 Millionen neue Inkassoaufträge vorgerichtlich, wobei in über 80 Prozent der Fälle eine außergerichtliche Klärung erfolgt (bedeutet: teilweise oder vollständige Begleichung der Forderung seitens des Schuldners oder Empfehlung seitens des Inkassounternehmens, die Forderung auszubuchen, da Verfolgung der Forderung in keinem Verhältnis zum Aufwand stehen würde).
Mit professioneller Hilfe durch einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen lässt sich daher häufig ein Gerichtsverfahren vermeiden – und die Kosten dieser Hilfe zählen meist zum Verzugsschaden, so dass sie vom Schuldner zu tragen sind, wenn sich der Gläubiger an diese Tipps gehalten hat. Dass auch Inkassokosten grundsätzlich vom Schuldner als Verzugsschaden zu ersetzen sind, hat das Bundesverfassungsgericht mit Beschluss vom 07.09.2011 – 1 BvR 1012/11 – ausdrücklich herausgestellt.