Seit 50 Jahren steht Fliesen Bohlken für präzises Handwerk – und für die Bereitschaft, neue Wege zu gehen. Was 1976 mit Aktenordnern begann, läuft heute mit digital vernetzten Prozessen.
Der Meisterbetrieb für das Fliesenlegerhandwerk sitzt in Oldenburg in Niedersachsen und wird von Fliesenlegermeister Stefan Bohlken in zweiter Generation geführt. Mit einem vierköpfigen Team gestaltet Bohlken hauptsächlich Böden und Badezimmer für Privatkunden und unterstützt diese auch bei Gestaltungsfragen zu Badezimmermöbeln und Lichtkonzepten. Seit über fünf Jahren organisiert Bohlken seinen Betrieb mit einer vollumfassenden Handwerkersoftware, inklusive smarter Prozessautomationen. Diese vereinfachen vor allem den Erstkontakt mit Kunden und optimieren Effizienz, Transparenz und Zusammenarbeit im Team.
Abwesenheitsmanagement galt vor Digitalisierung als Mammutaufgabe
Stefan Bohlken leitet Fliesen Bohlken bereits seit 2005 und hat den Meisterbetrieb erfolgreich durch eine große Unternehmenstransformation geführt. „Lange Zeit haben wir fast alles mit Stift und Zettel erledigt. Nach und nach kamen immer mehr Insellösungen dazu, mit denen wir Zeiterfassung, Baudokumentation und Kundenmanagement digital umsetzen konnten“, erzählt Bohlken. „Teilweise haben wir mit vier verschiedenen Softwares, Digitalkameras und Handy-Apps parallel gearbeitet. So sind wir zwar digitaler geworden, aber es ist auch absolutes Datenchaos entstanden“, so Bohlken weiter.
Mit dem Wechsel zu Hero Software hat er seinen gesamten Betrieb digital neu aufgesetzt. Besonders häufig nutzt er nun die digitale Projektpipeline und den integrierten Baustellenplaner. „Mit Hero muss ich mein Team am Montagmorgen nicht mehr zusammentrommeln, um ihnen Aufgaben zuzuweisen. Meine Mitarbeitenden gucken einfach in die Software und können selbstständig ihre nächsten Projekte, Auftragsdokumente und Kundeninfos abrufen“, sagt Bohlken. Das funktioniert dank der Cloud-Anbindung, mit der sein Team sämtliche Daten zentral verwaltet. Das erleichtert die Zusammenarbeit nicht nur im regulären Alltagsgeschäft, sondern insbesondere dann, wenn jemand im Urlaub ist oder krankheitsbedingt ausfällt. Bohlken ergänzt: „Bevor wir mit der Handwerkersoftware gearbeitet haben, habe ich vor meinem Urlaub tagelang Projektmappen für meine Kollegen vorbereitet. Das war ein unfassbarer Aufwand. Jetzt kann ich mir mit ruhigem Gewissen frei nehmen und auch von unterwegs aus Fragen meiner Kollegen und Kunden beantworten“.
Intuitive Software: Praktikanten erledigen schon digitale Baudokumentation
Bei Fliesen Bohlken arbeitet jedes Teammitglied vollständig digital. Drei bis vier Mal pro Jahr begrüßt der Betrieb auch Praktikanten, die ebenfalls einen eigenen Zugang zur Handwerkersoftware erhalten. „Bei uns arbeiten alle mit Hero. Die Software ist total userfreundlich, sodass auch unsere Praktikanten gleich digital einsteigen: Sie erledigen die Baudoku für uns“, sagt Bohlken. So können handwerksbegeisterte junge Menschen direkt lernen, wie digitales Betriebsmanagement funktioniert und wie modern das Handwerk sein kann.
Von der Kundenanfrage über die Rechnungsstellung bis hin zur abschließenden Kommunikation mit dem Steuerbüro werden diverse Prozesse in der Software erledigt. „Es ist schön, nahezu papierlos zu arbeiten. Wir können einen ganzen Projektzyklus komplett digital abbilden. Das ist eine Struktur, die ich vorher so nicht hatte“, sagt Bohlken.
Die Digitalisierung des Betriebs erweist sich als Nährboden für Vorteile, die über die bloße Nutzung von Software-Funktionen hinausgehen: Sie profitieren von reduzierten Abstimmungszeiten, unkomplizierten Projektvorbereitungen und hoher Transparenz im Team.
„Keiner möchte mehr tagelang auf eine Antwort warten.“
Stefan Bohlken
Software-Automationen verschaffen Bohlkens Betrieb Wettbewerbsvorteil
Bei schlichter Digitalisierung ist es nicht geblieben: Bohlkens Team greift zusätzlich auf smarte Automationen zurück, die im Rahmen des „Hero Copilots“ genutzt und individuell in die Software integriert werden. „Wir nutzen ein automatisiertes Kontaktformular, Begrüßungsmails und Dokumenten-Sharing mit unseren Kunden, um Zeit im Büro zu sparen“, sagt Bohlken. Das Kontaktformular wird in die Website des Betriebs integriert und mit dem Hero-Account verbunden. Neukunden können ihre Anfrage inklusive Kontaktdaten über das Formular einreichen – die Automation erstellt daraufhin ein entsprechendes Projekti n der Software, das vom Betrieb angenommen oder abgelehnt werden kann. Eine E-Mail-Automation verschickt nach erfolgreich eingegangener Anfrage eine Begrüßungsmail an den jeweiligen Kunden und stellt so einen Erstkontakt zwischen Kunde und Betrieb her. So kann Bohlken deutlich schneller als andere Betriebe auf Anfragen reagieren. „Geschwindigkeit ist eines der wichtigsten Kriterien für Kunden. Keiner möchte mehr tagelang auf eine Antwort warten und mithilfe der automatisch generierten Begrüßungsmails kann ich potenzielle Kunden raketenschnell abholen“, so Bohlken.
Der gleiche Vorteil gilt für die Arbeit unterwegs: „Wenn ich auf einer Baustelle bin, habe ich keine Zeit, Neukunden anzunehmen. Ich schicke sie einfach auf meine Website, wo sie ihre Anfrage mit dem Kontaktformular so detailliert wie gewünscht selbst anlegen können“, sagt Bohlken. So kann er seine Arbeit auf der Baustelle weiterführen, gleichzeitig neue Aufträge gewinnen und die Leistungsfähigkeit seines Betriebs langfristig steigern.