Dominik Hartmann, Co-CEO von One Qrew, fasst die wichtigsten Informationen zur bevorstehenden E-Rechnungspflicht zusammen, die Handwerksunternehmen im Blick haben sollten.
Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung für alle umsatzsteuerpflichtigen B2B-Unternehmen in Deutschland verpflichtend – also auch für viele Handwerksbetriebe. Grundlage für die Einführung sind sowohl das Wachstumschancengesetz als auch die EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Da die Regierung mit einem Mehraufwand für die betroffenen Unternehmen rechnet, hat sie für den Übergang einige Regelungen getroffen, die den Druck in der Umsetzungsphase mindern sollen. So müssen B2B-Unternehmen zunächst nur über Lösungen zum Empfang von E-Rechnungen verfügen. Ab Januar 2028 sind auch die Erstellung und die Übermittlung von E-Rechnungen ein Muss. Handwerksbetriebe müssen aber bereits ab 2027 E-Rechnungen ausstellen, wenn ihr Umsatz 800.000 Euro oder mehr beträgt.
Was kommt nun ganz konkret auf Handwerksbetriebe zu? Was müssen sie beachten und welche Anpassungen müssen sie vornehmen? Diese Übersicht soll ihnen als Check-Liste dabei helfen, sich auf die Einführung der E-Rechnung vorzubereiten:
1. Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnungen und digitalen Rechnungen?
Die E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument, das in einem maschinenlesbaren Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. „Maschinenlesbar“ bedeutet, dass eine elektronische Verarbeitung möglich ist. Mit anderen Worten: Entsprechende Lösungen müssen in der Lage sein, diese Dokumente zu lesen und daraus die für die Umsatzsteuer erforderlichen Informationen zu extrahieren. Dies ist bei digitalen PDF-Rechnungen oder eingescannten Papierdokumenten nicht möglich. Sie erfüllen nicht die strengen Anforderungen an die maschinelle Lesbarkeit.
2. Was macht die E-Rechnung besser als die bisherige Rechnungsstellung?
Mit der elektronischen Rechnung und der automatischen Verarbeitung aller darin enthaltenen steuerrelevanten Informationen soll in erster Linie das Risiko des Steuerbetrugs eingedämmt werden. Das bedeutet jedoch nicht, dass Handwerksunternehmen nicht auch von der E-Rechnungstellung profitieren. So sinkt vor allem der manuelle und administrative Aufwand, da sich elektronische Rechnungen automatisiert erstellen und verarbeiten lassen. ZUGFeRD-Rechnungen beispielsweise können automatisiert Projekten zugeordnet werden. Das spart nicht nur wertvolle Zeit und Geld, sondern senkt auch das Fehlerrisiko. Darüber hinaus wird die Rechnungsstellung dank des standardisierten Prozesses transparenter, was der Einhaltung von Vorschriften zugutekommt. Das erleichtert sowohl kleinen Handwerksbetrieben als auch mittelständischen Unternehmen die Büroarbeit.
3. Welche technischen Vorgaben müssen Handwerksunternehmen berücksichtigen?
Wie bereits erwähnt, müssen betroffene Betriebe zunächst dafür sorgen, dass sie ab 2025 elektronische Rechnungen empfangen können. So soll gewährleistet werden, dass Unternehmen davon ausgehen können, dass Empfänger ihre Rechnungen jederzeit verarbeiten können. Das bedeutet, dass Handwerksunternehmen vorerst zumindest eine Software einführen müssen, die für den Empfang und die Verarbeitung von Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format geeignet ist. Ab 2028 ist zudem die elektronische Erstellung und Übermittlung umzusetzen. Neben den Standardformaten wie XRechnung und ZUGFeRD, die bereits in der Branche verbreitet sind, wären auch EDI-Verfahren denkbar. EDI steht für „Electronic Data Interchange“ und bedeutet, dass Geschäftsdokumente wie Rechnungen automatisch und direkt zwischen den Computersystemen der Geschäftspartner ausgetauscht werden. Dies erfolgt in einem standardisierten Format, das sicherstellt, dass die Daten korrekt und vollständig übertragen werden, ohne dass manuelle Eingriffe notwendig sind. Dadurch wird die Verarbeitung von Rechnungen noch effizienter und fehlerfreier. Darüber hinaus sollte das Tool die Daten sicher verarbeiten und aufbewahren können, damit Handwerksunternehmen auch in Sachen GoBD auf der sicheren Seite sind (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Anbieter wie One Qrew stellen nahtlos integrierbare und vorgabenkonforme Lösungen bereit, die sich explizit an das Handwerksgewerbe richten.
4. Was ist bei der konkreten Umsetzung zu beachten?
Zunächst sollten Handwerksunternehmen ihre bestehenden Systeme und Prozesse genau überprüfen. Welche Lösungen sind im Einsatz? Unterstützen diese den Empfang – und womöglich auch bereits die Erstellung – von E-Rechnungen? Was fehlt, damit sie den Vorgaben vollständig entsprechen? Erst danach können sie entscheiden, welche Lösungen infrage kommen. Diese sollten zu den individuellen Anforderungen passen, um doppelte Systeme oder ausufernde Kosten zu vermeiden.
Auf das Wesentliche konzentrieren – das Handwerk!
Für Handwerksunternehmen ergibt sich ein wichtiger Mehrwert aus der Einführung von E-Rechnungen – allerdings nur, wenn sie sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereiten. Die Betriebe sollten ihren Mitarbeitern entsprechende Schulungen anbieten, in denen sie alles Wichtige zur E-Rechnungstellung erfahren sowie den Umgang mit den neu eingeführten Prozessen und Tools lernen. Mit der richtigen Vorbereitung und Umsetzung vereinfachen und beschleunigen sie die Rechnungsstellung und senken zudem das Risiko von (potenziell) schwerwiegenden Versäumnissen. So kann die Büroarbeit weiter reduziert werden und Handwerksbetriebe können sich auf das Wesentliche konzentrieren – auf die Arbeit auf der Baustelle oder bei den Kunden.