Büroorganisation - Unordnung im Büro kostet Zeit, Kraft und Geld. Mit der richtigen Ordnungsstrategie lässt sich hier gleich dreifach der Sparhebel ansetzen und mit weniger Zeit- und Energieaufwand einträglicher arbeiten. Sogenannte Office-Coachs können dabei helfen, den Büroalltag neu zu ordnen und ein gutes Management-Konzept in die Tat umzusetzen. Ina Grombach (Foto: Ina Grombach)
„Ich arbeite nicht mehr, ich bin nur noch im Büro“, stellt Fliesenlegermeister Klaus M. kritisch fest. Damit wolle er keineswegs die Büroarbeit als berufliche Tätigkeit abwerten, aber sie trage nur indirekt zu seinem Einkommen bei. Als Fliesenleger verdiene er sein Geld schließlich mit Fliesenverlegen. Klaus M. und seine Kollegen verstehen ihr Handwerk. Abläufe im Büro können ihnen hingegen spätestens dann zur Last werden, wenn sich Dokumente stapeln, sie mit dem „Schreibkram“ nicht mehr hinterher kommen und Termine zur Hetzjagd werden. Dass die Früchte seiner Arbeit auch auf dem Konto landen, dafür werden dem Handwerker einige Tätigkeiten abverlangt, die nicht in sein Fachgebiet fallen. Das wissen Büromanagement-Trainer, die sich auf optimale Büroorganisation spezialisiert haben und Unternehmen auch Handwerksbetrieben auf diesem Gebiet mit Rat und Tat zu Seite stehen. Vor allem durch gute Organisation, effizientes Zeitmanagement und nicht zuletzt dank moderner elektronischer Hilfen lässt sich die Büroarbeit im Handumdrehen erledigen. Nur Unordnung kostet Zeit. Mit Struktur und System hingegen lässt sich ein viel besseres Arbeitsergebnis mit einem geringen Prozentsatz des üblichen Aufwands erzielen. Das ergab eine Studie des Ökonomen und Wissenschaftlers Wilfried F. Pareto. Um die Arbeit im Büro effektiver zu erledigen und so mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben und nicht zuletzt auch mehr Freizeit zu haben, bedarf es häufig nur einiger weniger Veränderungen.
Prioritäten setzen
Der erste Schritt zu mehr Zeit fürs Wesentliche und weniger Druck im Arbeitsalltag gilt dem Prioritäten-Setzen. Aufgaben werden nach Wichtigkeit unterschieden, zuerst erledigt. Die Einteilung in die Prioritäten A, B und C hat sich hier bewährt. Die Planung des Werktags, das weitgehende Bestimmen des Ablaufs sorgt für Struktur und Überblick und lässt darüber hinaus erkennen, dass der Arbeitstag auch ein Ende haben wird. Für die Büroarbeit setzt man sich bei dieser Planung am besten feste Termine und legt die Arbeiten fest, die man jeweils zu erledigen vorhat: Rechnungen schreiben, Belege sortieren, Angebote schreiben, Dokumente richtig ablegen und so weiter. die wichtigen, dringenden Tätigkeiten.