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Wie Moderation bei Meetings funktioniert

Für ein erfolgreiches Teammeeting ist eine gute Moderation unerlässlich. Doch wie moderiert man gut? In jedem Fall dazu gehören eine gute Vorbereitung und das Einfordern von regelkonformem Verhalten der Teilnehmer. (Foto: Stephanie Hofschlaeger/pixelio.de)

Teambesprechung
Wenn Teammeetings effizient und erfolgreich sein sollen, müssen bestimmte Regeln eingehalten werden. (Foto: Stephanie Hofschlaeger/pixelio.de)

Für Teams kann es sehr wertvoll sein, die Rolle des Moderators nach jedem Meeting reihum auf ein anderes Mitglied zu übertragen. So weiß jedes Teammitglied durch eigenes Erleben, wie wichtig und schwierig Moderation ist und wird dann – so die Hoffnung – den Moderator in Teammeetings aktiv und konstruktiv unterstützen. Für effiziente Teammeetings braucht es auch einen Protokollführer, der das Ergebnisprotokoll schreibt und zeitnah allen Teilnehmern im Anschluss zur Verfügung stellt. Diese Aufgabe wird nicht vom Moderator übernommen, sondern von einer weiteren Person. Am Ende des Teammeetings werden der Moderator und der Protokollführer für das nächste Meeting bestimmt.

Eine gute Vorbereitung ist das A und O

Die Arbeit des Moderators beginnt schon vor dem eigentlichen Meeting. Es ist seine Aufgabe, im Vorfeld die Themen zu sammeln, die besprochen werden sollen. Er muss bestimmen, welche Teilnehmer zu welchen Themen anwesend sein sollten und welche nicht. Gibt es Themen, die nur für einen Teil der Anwesenden wichtig sind, gehören diese an das Ende des Teammeetings. Die nicht Betroffenen können das Meeting verlassen. So wird vermieden, die Zeit Unbeteiligter zu vergeuden. Zur Vorbereitung eines Meetings gehört auch, zu klären, welche Informationen den Teilnehmern vorab zur Verfügung gestellt werden sollten, um ihnen eine optimale Vorbereitung zu ermöglichen. Diese Informationen kommen von den für die jeweiligen Themen Verantwortlichen. Die Agenda und die gesammelten Informationen werden vorab rechtzeitig vom Moderator verschickt.

Die Wahl der geeigneten Medien sollte zu den Themen passen. Gehört der Einsatz von Technik dazu, so ist vom Moderator sicher zu stellen, dass der Raum geeignet ist. Was auch immer geplant wird – es sollte vorher vom Moderator auf Sinnhaftigkeit und Funktionsfähigkeit geprüft werden. Wenn Materialien benötigt werden, so sind sie vorab zu besorgen und ihr Einsatz muss beherrscht werden. Das gilt insbesondere für Präsentationsmedien und Technik.

Vorwissen und Struktur

Der Moderator prüft für sich, ob er genügend Vorwissen hat, um souverän durch die verschiedenen Themen zu führen. Insbesondere Themen, die besondere Brisanz aufweisen, sollten mit der entsprechenden Sorgfalt vorbereitet werden. Dazu gehört auch, zu überlegen, welche Erwartungen die Teammitglieder mit den verschiedenen Themen verbinden. Der Moderator sollte berücksichtigen, bei welchen Themen Diskussionsbedarf besteht und entsprechende Zeitreserven einplanen. Darüber hinaus gilt es, zwischen reinen Informationsthemen und Beschlussfassungen von Maßnahmen zu unterscheiden. Bei Letzteren ist es seine Aufgabe, darauf zu achten, dass die Beschlussfassung eindeutig ist, ein Verantwortlicher für das Thema bestimmt ist, der Zeitrahmen besprochen und das Ziel der Maßnahmen von den Teilnehmern festgelegt wird.

Apropos Zeit

1,5 bis maximal zwei Stunden sollten ausreichen, um ein Teammeeting zu bestreiten. Wenn die Themensammlung schon im Vorfeld zu mächtig zu werden droht, kann es Sinn machen, die Agenda zu entzerren und ein weiteres zweites Teammeeting mit einem Teil der Themen zu planen. In Meetings wird viel Zeit investiert. Darum ist es wichtig, diese Zeit so effizient und ergebnisorientiert wie möglich einzusetzen. Ein Abwürgen von Themen, um den Zeitplan zu halten, ist problematisch und wird wahrscheinlich den Unmut zumindest eines Teils der Teilnehmer hervorrufen. Es hilft, Zeitreserven für Unvorhersehbares oder plötzlich auftretenden Diskussionsbedarf vorzusehen. Der Moderator sollte schon im Vorfeld entscheiden, welche Themenblöcke er unter Umständen auf ein Nachfolgemeeting verlegt könnte. Dazu ist er befugt und das wird von ihm auch erwartet. Auch die Planung und Einhaltung von Pausen sind für effiziente Meetings wichtig.

Einhaltung von Regeln

Es gehört Disziplin dazu, ein effizientes Meeting zu organisieren. Der Moderator stellt sicher, dass Störungen unterbleiben. Private Unterhaltungen gehören nicht in die Teambesprechung, genauso wenig wie das Bearbeiten von Mails oder Telefongespräche. So manches Teamtreffen profitiert vom Hinweis des Moderators, dass für die Mail-Bearbeitung die Arbeitszeit am Schreibtisch und für Telefongespräche die Pause vorgesehen ist.

Andere ausreden zu lassen, fairer Umgang untereinander, Verzicht auf abwertende Äußerungen und keine Killerphrasen – alle diese Dinge sind wichtig für den Erfolg eines Meetings. Und diese Verhaltensregeln gelten auch und zwar in besonderem Maße für Vorgesetzte, denen neben ihrer Teamrolle auch eine Vorbildrolle für Mitarbeiter zukommt.

Souveräne Moderatoren verzichten darauf, aus ihrer Rolle Dominanz abzuleiten. Sie unterbrechen nicht, es sei denn Redebeiträge drehen sich im Kreis oder tragen nichts zum Thema bei. Das lässt sich elegant steuern: Weiterführende Themen oder Gedanken können auf einer Art „Parkplatz für später“ abgestellt und Abschweifungen hinterfragt werden. Wichtig ist, Regelverstöße anzusprechen, sodass jeder Teilnehmer weiß, warum der Moderator interveniert. Im Übrigen gilt: Mit einer entsprechenden Dosis Humor lassen sich die kleinen und größeren Regelverletzungen gut in den Griff bekommen.

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FLIESEN & PLATTEN-Autor Marc Sobolewski

Marc Sobolewski

hat seinen Abschluss in Betriebswirtschaftslehre an der Universität Köln gemacht. Seit 2002 bietet er erfolgreich Marketing- und Vertriebsberatung an, einschließlich Workshops und Trainings. Davor war er viele Jahre im Mittelstand und in Konzernen tätig, zuletzt in der Geschäftsleitung eines mittelständischen Herstellers, verantwortlich für Marketing und Vertrieb. In seine Beratung, Workshops und Trainings fließen fundierte Erfahrungen aus der Konsumgüter- und Fliesenbranche ein. Seit 2008 beschäftigt er sich zudem damit, Veränderungsprojekte in Unternehmen durch begleitende Change Management-Maßnahmen zum erfolgreichen Abschluss zu führen. Marc Sobolewski ist zertifizierter Verkaufs- und Verhaltenstrainer nach den Richtlinien des dvct. Seit 2005 bringt er als Autor praktisches Fliesen-Verkaufswissen auf den Punkt. Mittlerweile sind über 100 Artikel von ihm erschienen.

Kontakt: Marc Sobolewski
Telefon: 069/5979 7558
E-Mail:  m.sobolewski@m-2-s.de
Web: www.m-2-s.de  

30.09.2016